Vaihtoon lähtevän opiskelijan muistilista

Seuraa tiedotusta Metropolian sisäisestä hausta ja tutustu tarkemmin hakuprosessiin.

Kun olet saanut hyväksynnän Metropolian sisäisestä hausta:

• vahvista vaihtopaikka Mobility Onlinessa 7 päivän kuluessa hyväksymiskirjeen päiväyksestä ja lue huolellisesti opiskelijavaihdon säännöt ja periaatteet
• osallistu pakollisiin vaihto-orientaatioihin, saat näistä lisätietoa kv-asiantuntijaltasi
• selvitä kohdekorkeakoulun hakuprosessi ja -aikataulu, huomioi tässä oma-aktiivisuus ja erilaiset hakuprosessit. Vaihto on ehdollinen siihen asti, että kohdekoulu on sen vahvistanut.
• lue vaihtoraportteja, löydät linkin OMAsta (vaatii kirjautumisen).

Vinkkejä kohdekoulun hakuprosessiin: 

• Varmista että hoidat kaikki hakemusliitteet ajoissa, eli prosessi kannattaa aloittaa heti kun saat lisätietoja kohdekoulusta
• Huomioi tarvittavat liitteet, esim. opintosuoritusote, CV, vakuutustodistus.
• Mikäli tarvitset kielitodistuksen, voit tehdä OLS-kielitestin, lisätietoa orientaatiossa.
• Osallistu orientaatioihin, joista saat täsmätietoa hakemuksen tekemiseen.

Kun saat kohdekoulun hyväksymiskirjeen, välitä hyväksymistieto kv-asiantuntijallesi, joka varmentaa vaihdon viralliset päivämäärät Mobility Online -järjestelmään. 

Huolehdi seuraavat asiat:

• Kelan olosuhdemuutosilmoitus Kelalle
• Digital Learning Agreement Mobility Onlinessa
• Apurahahakemuksen tekeminen Mobility Onlinessa
• Läsnäolomerkintä vaihdon ajalle > "läsnä"
• Mikäli osallistut maksulliseen kielikurssiin, voit hakea apurahaa kieliopintoihin, lisäohjeistukset orientaatiossa.
• Mikäli olet oikeutettu, hae osallisuustukea.

• Hae passia tai henkilökorttia. Huom! Saatat tarvita voimassaolevan passin jo kohdekoulun hakuvaiheessa viisumia varten.
• hae tarvittaessa viisumi tai oleskelulupa
• laadi budjettisuunnitelma
• Kartoita mahdollisuuksia hakea ulkoisia apurahoja erilaisista säätiöistä tai muista organisaatioista. Katso lisätietoa OMAn apurahat -sivulta.
• tilaa rikosrekisteriote jos teet sosiaali- ja terveysalan harjoittelun lasten ja nuorten parissa
• varaa matkaliput kun tiedät vaihdon ajankohdan
• ilmoita saapumisaika- ja paikka kohdekorkeakouluun pyydettäessä
• tee matkustusilmoitus Suomen edustustoon mahdollisia hätätapauksia ja kriisitilanteita varten
• tee väliaikainen muuttoilmoitus
• pyydä vaihtotodistus kv-asiantuntijalta mikäli sitä erikseen pyydetään kohdekorkeakoulun hakemukseen tai viisumihakemukseen
• ota mukaan hyväksymiskirje kohdekoulusta, jos olet saanut
• pääsy Metropolian sähköpostiin ulkomailta voi olla rajattua. Saatat tarvita VPN-yhteyden. Tutustu tietohallinnon ohjeisiin ennen vaihtoon lähtöä.

Metropolia on yhdessä Haaga-Helian ja Laurean kanssa laatinut oppaan vihreämpään vaihtoon. Pääset selailemaan opasta avaamalla tiedoston sivun alalaidasta.

Kestävyysnäkökulmaa kannattaa pohtia matkustuksen osalta ja vaihdon aikana toimimisessa. Muistathan, että Erasmus-vaihtoon lähtiessäsi, voit saada korkeamman matkustustuen ja ylimääräisiä matkapäiviä vihreään matkustukseen.

Vihreiksi matkustustavoiksi lasketaan bussi, juna ja kimppakyyti. Lentäminen ja laivamatkat eivät ole vihreään matkatukeen oikeuttavia matkustustapoja, mutta ne on hyväksytty, mikäli enemmistö matkustamisen kilometreistä on tehty vihreästi. Katso lisätietoja apuraha-sivulta! 

Aloita asunnon hakeminen kohdemaassa hyvissä ajoin, huomioi tiukka kilpailu yliopistokaupungeissa. Lue kohdekoulun ohjeet huolella, tutustu vaihtoraportteihin ja etsi eri vaihtoehtoja aktiivisesti.

Mikäli asut HOASin asunnossa ja haluat alivuokrata asuntosi vaihdon ajaksi, katso lisätiedot HOASin sivuilta.

• päivitä perusrokotukset (rokotuskortti) ja mahdolliset muut rokotukset, tarvittaessa lääkärintarkastus sekä hammaslääkärissä käynti
• mahdolliset lääkkeet ja reseptit
• tilaa Eurooppalainen sairaanhoitokortti Kelasta
• huolehdi riittävästä vakuutusturvasta. Tutustu huolellisesti Metropolian vakuutuksen ehtoihin ja pohdi lisävakuutusturva kohdallasi.
• tutustu YTHS:n matkailuterveyspalveluihin
• tutustu vaihtokohteen terveyspalveluihin
• tallenna puhelimeesi tärkeät puhelinnumerot: kohdemaan hätänumero (kaikissa EU-maissa 112), vakuutusyhtiön, kohdekorkeakoulun kv-toimiston, Metropolian kv-asiantuntijan ja lähimmän Suomen edustuston yhteystiedot. Lisäksi kannattaa tallentaa numero, johon voi ilmoittaa luottokortin katoamisesta. Tähän voit käyttää myös ennen vaihtoa sähköpostitse toimitettavaa turvallisuuskorttia.
• kertaa Metropolian turvallisuusohjeet ja lue Ulkoasiainministeriön matkustustiedotteet

Vaihdon kurssisuunnittelusta kerrotaan enemmän vaihtoon lähtevien orientaatioissa. On kuitenkin hyvä huomioida, että lukukauden vaihdoissa opiskellaan yleensä 30 opintopistettä ja koko lukuvuoden vaihdoissa tai kaksoistutkinnoissa 60 opintopistettä. 

Vaihdon opintojen tulee mahtua osaksi tutkintoasi. Vaihdon kursseja ja kurssi-ilmoittautumista kannattaa pitää silmällä jo hakuvaiheessa. Learning Agreement on pakollinen osa vaihtoon lähdön suunnittelua, sillä se takaa sinulle kurssien hyväksiluvun vaihdon jälkeen ja voit olla varma, että kurssit hyväksytään tutkintoosi. Learning Agreement tehdään digitaalisesti Mobility Online -järjestelmässä. 

Apurahaa tulee hakea ennen vaihdon alkamista. Apurahan käsittelyn edellytyksenä on hyväksytty Learning Agreement ja kohdekoulun varmistama hyväksymiskirje. Muista tässä vaiheessa myös hakea mahdollisia lisätukia vaihtoon. 

Opiskelija vastaa kaikista opiskelijavaihtoon liittyvistä järjestelyistä sekä kustannuksista kuten mm. asumis- ja elinkustannukset, matkakulut, mahdolliset ohjauspalkkiot, sairaus- ja matkavakuutukset, viisumin ja rokotusten hankinnasta aiheutuvat kustannukset sekä muut mahdolliset kulut. Opiskelija vastaa myös opintoihin liittyvistä kuluista, joita voivat olla oppikirjat, semester fee - ja orientaatiomaksut. 

Yhteistyökorkeakoulujen kanssa tehdyt sopimukset takaavat, ettei lukukausimaksua yleensä peritä vaihtojakson aikana. Metropolialla on muutama vaihtokohde, jossa opiskelijat joutuvat maksamaan lukukausimaksuja, mutta näistä tiedotetaan aina erikseen. 

Lukuvuosimaksuvelvolliset tutkinto-opiskelijat

Metropolian lukuvuosimaksuvelvollisten tutkinto-opiskelijoiden tulee maksaa lukuvuosimaksu Metropoliaan myös vaihdon aikana.

Kelan opintotukeen oikeutetut opiskelijat voivat hakea opintotukea opiskelijavaihdon ajalle. Opintotukeen kuuluu opintoraha, asumislisä ja lainatakaus. Opintotuen saamisen edellytyksenä on päätoimisten opintojen harjoittaminen: vaihto-opiskelun aikana vähintään 5 opintopistettä tukikuukautta kohden.

Hae opintotukea tai tee olosuhdemuutosilmoitus Kelan sähköisen palvelun kautta. Yksityiskohtaiset tiedot opintotuesta ja rahoituksesta on kerrottu vaihtoon lähtevien orientaatioalustalla Teamsissa. Olosuhdemuutosilmoitus kannattaa tehdä sen jälkeen kun olet lähettänyt virallisen hyväksymiskirjeen kv-asiantuntijalle ja tehnyt Mobility Online -järjestelmässä tarvittavat vaihtovalmistelut (Digital Learning Agreement ja apurahahakemus). Huom! Muutosilmoitukseen merkitään vaihtojakson alkamis- ja päättymispäivät, ei matkustuspäiviä. Et tarvitse erillistä todistusta Metropoliasta.

Tee muutokset Learning Agreement kuukauden sisällä vaihtojakson alkamisesta: 
Täytä Digital Learning Agreement (during mobility) Mobility Onlinessa

• Seuraa Metropolian sähköpostia vaihtojaksosi ajan
• EU-maassa: tee EU-kansalaisen rekisteröityminen kohdekorkeakoulun ohjeiden mukaisesti
• Ole yhteydessä kv-asiantuntijaan  tai tutkinto-ohjelmaasi mahdollisten muutosten osalta.

• saat vaihdon lopussa (21 pv ennen vaihdon päättymistä) "To do before the end of your exchange" viestin Metropolian sähköpostiin, jossa ohjeet vaihdon lopussa ja jälkeen hoidettavista asioista sekä esitäytetty Letter of Confirmation.
• tulosta ja pyydä vaihtokorkeakoulun allekirjoitus Letter of Confirmation (todistus opiskelijavaihtojaksosta).  Lataa lomake Mobility Online -järjestelmään
• tarkista, että Learning Agreement on ajan tasalla ja kaikkien osapuolten allekirjoittama Mobility Online -järjestelmässä.  Mikäli muutoksia, täytä Learning Agreementin muutososio.
• mikäli olet valinnut vihreän matkustamistavan, ja haet lisätukea, täytä vakuuskaavake molemmista matkoista ja lataa Mobility Onlineen.
• Transcript of Records: todistus vaihdossa suoritetuista opinnoista. Lataa Mobility Onlineen. Todistus lähetetään yleensä 1-2 kk vaihdon jälkeen opiskelijalle. Jos todistus lähetetään Metropolian kv-toimistoon, se välitetään opiskelijalle. Mikäli todistus ei tule 2 kk sisällä vaihdon päättymisestä, ole yhteydessä omaan kv-asiantuntijaan.
• kun olet saanut todistuksen vaihdossa suoritetuista opinnoista, hae eAhotin kautta hyväksilukua vaihdossa suoritetuista opinnoista mahdollisimman pian, ks. oman koulutusalan e-AHOT-ohjeet.
• tee vaihtoraportti ja anna palautetta Mobility Onlinessa.
• Erasmus+ vaihdossa olleet: täytä Erasmus+ Participant Report -palautekysely 2 viikon sisällä viestin saapumisesta, saat kutsun palautekyselyyn automaattisesti sähköpostiisi vaihdon lopussa. 

Mobility Online -järjestelmään ladattavat dokumentit ja raportit tulee syyslukukauden vaihtojen osalta palauttaa viimeistään 30.4. mennessä ja kevätlukukauden vaihtojen osalta viimeistään 30.9. mennessä. Tämän jälkeen dokumentit palauttaville ei enää voida maksaa apurahan viimeistä osaa (Erasmus+, freemover ja kahdenväliset vaihdot). Jos sinulla on vaikeuksia saada dokumentteja kohdekoulustasi määräaikaan mennessä, ota yhteyttä kv-asiantuntijaasi hyvissä ajoin ennen määräaikaa, jotta hän voi yrittää auttaa sinua saamaan dokumentit ajoissa.

Haluasitko tulla mukaan kv-infoihin kertomaan kokemuksestasi tai kentien jakaa vaihtotarinasi Metropolia Exchange -blogissa tai Instagramissa? Kv-asiantuntijat kuulevat mieluusti, jos olet käytettävissä jakamaan kokemustasi vaihtokonkarina. 

Tiesitkö, että Metropolian opiskelijana voit hakea Global Talent Open Badgen, joka on tunnistus kansainvälisen osaamisen hankkimisesta opintojen aikana. Vaihdon jälkeen sinulla on hyvät edellytykset hankkia osaamismerkki.